【弁護士ブログ】文書の作成義務、保存義務についてのあれこれ


文書の作成義務、保存義務についてのあれこれ


1.はじめに

こんにちは。弁護士の田中です。

先日、日本弁護士連合会のメルマガで、文書保存についての記事がありました。

弁護士は一定の記録について5年間保存しておく義務があるというニュースです。

 

ところで、使用者にも労働者に関する記録を作成・保存する義務があります。

今日はどのような義務なのか,記録作成・保存義務についてお話します。

 

2.記録作成の義務

労働契約法4条2項には「できる限り」労働契約書を作成することとされています。

労使ともに、どのような労働条件で働いているかを確認できるようにするためです。

 

労働基準法107条には労働者名簿を各事業所ごとに定めることになっています。

これには氏名、生年月日、住所、雇入・退職の日付等を記載しなければなりません。

 

また、労働基準法108条には賃金台帳の作成義務が書かれています。

これには賃金計算の方法、金額、労働日数・時間数等を記載する義務があります。

 

さらに、前回記載した健康診断 についても一定の場合に結果の記録義務があります。

この義務は、労働安全衛生法66条の3に書かれています。

他にも記録を作成する義務が色々な法律に規定されています。

このような記録作成義務は、適正な労務管理、紛争解決のために課されています。

そして、義務違反の場合は罰則が適用されることもありますし、

民事裁判において、使用者側に不利な事実認定に繋がるおそれがあります。

(当然あるはずの書類が作成されていないと、使用者が隠しているのかと疑われることがあるからです。)

是非、記録は適切に作成しましょう。

 

3.記録の保存義務

さて、記録を作成して、すぐ廃棄できるとなると、全く意味がありません。

そこで、法律は記録の保存義務も課すこととしています。

とはいえ、永久保存するとなると、会社の業務上不都合ですから、期限があります。

 

例えば、労働契約書、労働者名簿、賃金台帳は3年間保存することになっています。

その他、退職届や、解雇通知といった労働関係に関する重要な書類も同様です。

これは、労働基準法109条、同法規則56条等に書かれています。

 

保存義務に違反した場合の不利益も作成義務に違反した場合と同じようなものです。

また、以前書いた通り、書面を作成することは身を守るために重要なことです。

 

4.おわりに

記録を作成する手間はとても大変なことです。

また、保管しても結局は利用されないことも多いのが現実です。

 

しかし、万一のことがあったとき、また、日々の業務を見直すときに、重要な書類となりますので、日頃から記録の作成・保存に留意されて下さい。

 

 

5.参考文献・参考資料

今回は無し。


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